PREMESSA

Dal 1° gennaio 2026 diventa operativo l’obbligo per tutti gli esercenti di collegare i propri registratori telematici agli strumenti di pagamento elettronico (POS).

La novità, introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (art. 1, commi 74-77, Legge n. 207/2024), trova ora concreta applicazione con il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 424470 del 31 ottobre 2025, che definisce modalità, tempistiche e strumenti tecnici necessari per l’attuazione della misura.

UN DOPPIO CONTROLLO

È importante precisare che la nuova integrazione tra registratori di cassa e sistemi di pagamento elettronico non sostituisce in alcun modo l’obbligo di emissione dello scontrino o della ricevuta fiscale.
L’obiettivo del provvedimento è infatti quello di rafforzare il sistema dei controlli e rendere più immediata la tracciabilità dei pagamenti, non di eliminarne la certificazione.

Pertanto, tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi pagate tramite POS dovranno continuare a essere regolarmente documentate mediante scontrino elettronico o documento commerciale trasmesso all’Agenzia delle Entrate.

Il nuovo sistema rappresenta quindi un doppio livello di verifica: da un lato la trasmissione automatica dei dati dei pagamenti, dall’altro la certificazione fiscale tradizionale. Insieme, queste due componenti consentiranno di migliorare l’affidabilità del sistema, ridurre le irregolarità e garantire maggiore tutela sia per gli esercenti sia per i consumatori.

L’integrazione persegue due finalità principali:

• correttezza fiscale: garantire che l’importo addebitato al cliente corrisponda esattamente all’importo memorizzato e trasmesso all’Agenzia delle Entrate (evitando discrepanze tra transato reale e dichiarato);
• semplificazione e tracciabilità: ridurre gli errori manuali e potenziare gli strumenti di analisi del rischio di evasione.

COME AVVIENE L’INTEGRAZIONE TRA POS E STRUMENTO DI CERTIFICAZIONE DEI CORRISPETTIVI

Il provvedimento stabilisce che il collegamento tra gli “strumenti di pagamento elettronico” (hardware o software, come POS fisici o virtuali) e gli “strumenti di certificazione dei corrispettivi” (RT e soluzioni software approvate) deve essere effettuato esclusivamente utilizzando le apposite funzionalità web che saranno rese disponibili nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Non si tratta, quindi, di un collegamento “fisico”, bensì di una sorta di “comunicazione di abbinamento” tra strumento di certificazione (Registratore Telematico o software autorizzato, ivi incluso “Documento Commerciale On Line” dell’Agenzia delle Entrate) e lo strumento di incasso di moneta elettronica.

I passaggi operativi saranno i seguenti:

1. il soggetto obbligato (o il suo delegato) registra il dato identificativo univoco di ogni strumento di pagamento elettronico utilizzato.
2. Tale dato viene abbinato al dato identificativo univoco di ogni strumento di certificazione dei corrispettivi. Nel caso di RT, lo strumento deve essere stato preventivamente censito e attivato nell’area riservata.
3. Ai fini delle attività di controllo, i soggetti obbligati devono registrare anche l’indirizzo dell’unità locale presso la quale sono utilizzati gli strumenti di pagamento elettronico.

L’obbligo non è da considerarsi “una tantum”. Infatti, i soggetti obbligati saranno altresì tenuti ad aggiornare tempestivamente i dati registrati nell’area riservata qualora intervengano variazioni nei collegamenti tra i dispositivi. 

TERMINI DI ADEGUAMENTO

La Legge di Bilancio 2025 aveva previsto quale termine di avvio dei nuovi obblighi di integrazione ed interazione il 1° gennaio 2026. Posto che si è dovuto attendere l’ultimo giorno di ottobre 2025 per ottenere le prime informazioni di carattere tecnico operativo, da più parti era stata ventilata l’ipotesi di un rinvio; tuttavia, allo stato attuale non è prevista alcuna proroga. Il provvedimento qui in esame (articolo 3) definisce una doppia finestra temporale per l’adeguamento, prevedendo tempistiche diverse per gli strumenti già in uso e le nuove attivazioni e, in ogni caso, consentendo tempistiche effettive che sono più ampie del termine del 1° gennaio 2026. 

Dispositivi già in uso a Gennaio 2026

È infatti prevista una sorta di fase transitoria, che riguarda gli strumenti già in uso, ovverosia gli strumenti di pagamento elettronico per i quali è in vigore un “Contratto di convenzionamento” (contratto POS) nel mese di gennaio 2026. Per questi, il collegamento dovrà essere effettuato entro quarantacinque giorni dalla data di effettiva messa a disposizione del servizio web nell’area riservata.

Dispositivi attivati o modificati da Febbraio 2026

Riguardo agli strumenti di pagamento elettronico per i quali il Contratto di convenzionamento sarà stipulato dopo il 31 gennaio 2026, il collegamento dovrà essere effettuato in una finestra temporale che inizia il sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento, ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

Sintesi dei termini

Sebbene l’obbligo di integrazione decorra formalmente dal 1° gennaio 2026 (come da Legge di Bilancio 2025), la struttura dei termini definita dal provvedimento offre, di fatto, un calendario più flessibile. 

Per gli operatori già attivi, viene fatto riferimento alla data di messa a disposizione del servizio web (ad oggi non nota), ma altresì viene fatto riferimento agli strumenti già attivi nel mese di gennaio 2026. Risulta pertanto evidente che il termine per ottemperare, nel concreto, nelle peggiori delle ipotesi cadrà nel mese di febbraio o marzo 2026. 

MEMORIZZAZIONE PUNTUALE E TRASMISSIONE AGGREGATA

L’articolo 4 del provvedimento disciplina, infine, le modalità di gestione dei dati relativi ai pagamenti elettronici, tracciando i contorni operativi del nuovo meccanismo, quando sarà pienamente operativo.

• Memorizzazione puntuale – Come riportato al punto 4 del provvedimento, la memorizzazione dei dati dei pagamenti elettronici deve avvenire in modo puntuale, ovvero deve essere effettuata al momento della registrazione delle operazioni di vendita o prestazione, tramite lo strumento di certificazione dei corrispettivi. Il documento commerciale emesso dovrà quindi riportare esplicitamente le forme di pagamento utilizzate e il relativo ammontare. Quanto sopra, invero, è già da tempo previsto quale informazione obbligatoria da rendere all’atto dell’emissione e memorizzazione dello scontrino, ma ora sarà ragionevolmente oggetto di un controllo incrociato più puntuale, essendoci nota la correlazione tra POS e RT o diverso strumento utilizzato per la certificazione del corrispettivo. 
• Trasmissione Aggregata – A fronte di una memorizzazione puntuale, effettuata per singola operazione, la trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici all’Amministrazione finanziaria avverrà giornalmente in forma aggregata, con l’ammontare dei corrispettivi. Come precisato nelle motivazioni del provvedimento, questo invio non costituisce un nuovo adempimento telematico, posto che le specifiche tecniche di riferimento sono quelle che già attualmente sono previste per i Registratori Telematici e le soluzioni software. 

COSA CAMBIA NELLA PRATICA

Oggi, nella maggior parte dei punti vendita, la procedura di incasso elettronico avviene in due fasi distinte e spesso manuali:

1. l’esercente digita l’importo ed emette il documento commerciale (scontrino) dal registratore di cassa;
2. l’esercente digita nuovamente lo stesso importo sul POS per accettare il pagamento con carta o bancomat.

Dal 1° gennaio 2026, questa “doppia digitazione” non sarà più ammessa se i dispositivi non sono integrati. La norma impone una soluzione tecnologica di collegamento: digitando l’importo sul registratore di cassa e selezionando il pagamento elettronico, il dato verrà trasferito automaticamente al POS, che si attiverà per la transazione senza necessità di inserire cifre manualmente.

OPPORTUNITA’ E VANTAGGI

Sebbene l’adeguamento possa sembrare un ulteriore onere burocratico, l’integrazione offre vantaggi tangibili per la gestione del punto vendita;

• eliminazione degli errori: non sarà più possibile sbagliare digitando l’importo sul POS (es. digitare 10,00 euro invece di 100,00 euro), evitando ammanchi di cassa o contestazioni con i clienti;
• velocità: la procedura di checkout diventa più rapida, riducendo le code;
• contabilità più pulita: la chiusura giornaliera del POS coinciderà più facilmente con i corrispettivi telematici, semplificando la riconciliazione contabile.

COSA FARE ADESSO

Vi suggeriamo di:

1. verificare l’hardware: controllare se i vostri attuali registratori telematici e POS sono predisposti per il collegamento o se necessitano di aggiornamenti software/firmware;
2. contattare i fornitori: interpellate il vostro fornitore del registratore di cassa e la vostra banca (o fornitore del POS) per capire se le macchine attuali sono compatibili o se sarà necessaria una sostituzione;
3. valutare soluzioni “All-in-One”: esistono sul mercato dispositivi “Smart POS” che integrano già al loro interno le funzioni di registratore telematico e stampante fiscale, risolvendo il problema alla radice;
4. verificare le deleghe: la comunicazione di abbinamento può essere effettuata dal vostro consulente fiscale, ma richiede una delega specifica denominata “Accreditamento e censimento dispositivi” (diversa da quella ordinaria per le fatture elettroniche).

RISCHI E SANZIONI

È fondamentale arrivare alla scadenza del 2026 preparati. Il mancato adeguamento comporta rischi significativi:

• sanzioni amministrative: la mancata integrazione potrebbe configurare violazioni in materia di memorizzazione dei corrispettivi. Sebbene i dettagli specifici sulle sanzioni per il mancato collegamento debbano ancora essere chiariti dai decreti attuativi, si ricorda che le violazioni sulla memorizzazione/trasmissione dei corrispettivi (art. 6, comma 2-bis, D.Lgs. n. 471/1997) prevedono sanzioni pari al 70% dell’imposta non memorizzata, con un minimo di 300 euro per operazione in caso di omessa installazione o manomissione;

sospensione dell’attività: in casi di reiterate violazioni (quattro violazioni in giorni diversi nel quinquennio), è prevista la sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività

CONCLUSIONE

Più che di un obbligo di “piena integrazione e interazione tra i sistemi di registrazione dei corrispettivi e gli strumenti di pagamento elettronico”, che era stato immaginato come un obbligo di collegamento “fisico” tra RT e terminale POS, forse sarebbe più corretto parlare di “censimento ed abbinamento” dei terminali POS con gli strumenti di certificazione. In buona sostanza, terminata la procedura di registrazione, a ciascun strumento di certificazione dei corrispettivi risulteranno abbinati uno (o più) strumenti di incasso in moneta elettronica, ma il “quanto” dell’incasso in moneta elettronica non sarà estrapolato dal terminale POS, bensì da quanto indicato all’atto dell’emissione dei documenti commerciali.

La ratio di tutto questo, a parere di chi scrive, è quella di riuscire ad “incrociare” più velocemente l’ammontare degli incassi POS con i vari terminali di certificazione dei corrispettivi, e quindi riuscire ancora più velocemente ad abbinare l’incasso in moneta elettronica con gli scontrini emessi. Chiaro è che occorrerà tenere attenta nota, in caso di certificazione con emissione di fattura e scontrini contestualmente, anche degli incassi POS che si riferiscono a fatture emesse, posto che in questo caso emergerà, sulla carta, una discrepanza.

Sta di fatto che in quest’ottica il quadro di insieme torna ad avere un senso anche per quanto riguarda la comunicazione effettuata all’Agenzia delle Entrate dai gestori di sistemi di moneta elettronica, la cui funzione tutto subito appariva priva di senso immaginando che il flusso partisse direttamente dal terminale POS o, comunque, venisse da questo inviato al RT per la trasmissione. In sostanza, la vera novità dell’integrazione ed interazione altro non è che una ancora più precisa mappatura dei terminali POS: ad ogni incasso POS dovrà corrispondere lo scontrino e tale scontrino dovrà essere emesso avendo la massima cura, ora più che mai, di indicare correttamente la circostanza che l’incasso è avvenuto in moneta elettronica.

SANZIONI

Il sistema sanzionatorio previsto è piuttosto severo: multe che possono variare da 100 fino a 4.000 euro per le violazioni più gravi, passando addirittura alla sospensione dell’attività in caso di inadempienze ripetute

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